ساهمت أهداف المسؤولية الاجتماعية للشركات بالطموح في تعزيز فرص التطوع، بالإضافة إلى تحسين تجربة المتطوعين، والذي دفع مركز الملك عبد العزيز للثقافي، المعروف باسم "إثراء"، لاستكشاف فرص أتمتة عمليات إدارة المتطوعين.
الرؤية والعمل:
كانت عمليات التوظيف والتكليف للمتطوعين تتم يدويًا بشكل كبير، مع العديد من الخطوات الأساسية. بدأ المشروع بتحديد هذه العمليات. حيث ساعدت الخرائط التفصيلية لكيفية العمل في تحديد الفرص لتحسين العمليات قبل بدء عملية الأتمتة. مكنت خبرة فريق تكامل في هذا المجال من ضمان تبسيط العمليات بشكل فعال. قمنا بتطوير تطبيق ويب قائم على .NET وآمن للغاية يمكّن "إثراء" من أتمتة جميع الخطوات المرتبطة بإدارة المتطوعين. كان النظام بديهيًا وسهل الاستخدام لكل من الموظفين الإداريين والمتطوعين. تضمنت المنصة إدارة التسجيل، إدارة التوجيه والتدريب، التعلم عبر الإنترنت، الشهادات الرقمية، إدارة السجلات الطبية، وإدارة تكليف المتطوعين.
النتيجة:
لقد أدى الحل الشامل لإدارة المتطوعين إلى تبسيط عملية إدارة المتطوعين، مما وفر ساعات من العمل لصالح المؤسسة. أصبح بإمكان الإدارة الآن الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية عبر لوحات البيانات الجديدة. تم تحسين عملية التسجيل وتنظيمها بشكل أفضل. كما أبدى المتطوعون إعجابهم بعملية التسجيل عبر الإنترنت. وقد انعكس ذلك في زيادة معدلات التسجيل للمتطوعين، حيث تواصل قاعدة بيانات المتطوعين في "إثراء" النمو بشكل ملحوظ.
